Entre le recrutement, le roulement qui atteint des sommets et la mobilisation, les projets qui touchent le département des ressources humaines sont nombreux. Pour la grande majorité des organisations, ces projets sont des priorités, repoussant ainsi plusieurs autres. C’est encore trop souvent le cas de l’analytique RH qui, malgré son importance, est constamment remise à plus tard.

Nous le savons tous, se lancer dans l’analytique RH n’est pas simple : cela prend du temps (beaucoup de temps), des ressources, de bonnes données et des définitions communes. Il arrive régulièrement par exemple qu’une organisation ne parvienne pas à statuer sur une définition aussi simple que son nombre d’employés. En effet, un département affirme qu’il s’agit du nombre d’employés équivalent temps complet (ETC), l’autre département dit qu’il s’agit du nombre de personnes qui obtiennent une rémunération alors que le troisième indique qu’il s’agit uniquement du nombre d’employés permanents. Déjà là, les départements ne s’entendent pas, alors imaginons la situation lorsqu’il s’agit d’indicateurs de performance aux formules plus complexes.

Que faire lorsque les départements ne s’entendent pas sur une donnée?

Bien que la situation décrite plus haut puisse en faire rire plusieurs, il est malheureux de constater qu’il s’agit de la réalité de nombreuses organisations. C’est pourquoi il est important de commencer votre projet d’indicateurs de performance par l’élaboration d’un dictionnaire d’indicateurs. Pourquoi?

– Il vous permettra d’établir des règles claires à suivre en ce qui a trait à vos données RH et d’éviter toute incompréhension.

– Il facilitera la compréhension de vos collègues qui se joindront à votre équipe ou ceux qui pourraient éventuellement vous remplacer.

– Il vous permettra de mieux comparer votre performance (par rapport aux autres organisations ou par rapport à vous-même à travers les années).

Que faut-il inclure dans votre dictionnaire d’indicateurs?

Plusieurs informations sont essentielles pour votre dictionnaire d’indicateurs :

– La description : vous devez inscrire le but de chaque indicateur.

– La formule de calcul : vous devez inscrire toutes les composantes de la formule et montrer de quelle manière l’indicateur doit être mesuré exactement.

– La source des données : vous devez indiquer où se trouvent les informations nécessaires au calcul (SIRH, système de paie, LMS, ATS, etc.).

– L’auditoire : vous devez dire à qui s’adresse cet indicateur (à la haute direction, aux directeurs des différents départements, au département RH uniquement, etc.).

– Le responsable : vous devez déterminer qui sera la personne responsable de cet indicateur. Celle-ci sera responsable du calcul ainsi que de l’interprétation du résultat (qu’est-ce que cela signifie lorsqu’il fluctue dans un sens ou dans l’autre).

– L’unité : vous devez inscrire l’unité de mesure. Est-ce un pourcentage, une moyenne, un total en jours, en dollars?

– L’objectif : vous pouvez inscrire un objectif que votre organisation souhaite atteindre. Par exemple : avoir un taux de roulement annuel de 15,5 %. À cet effet, avoir des données comparatives du marché pourrait vous aider à déterminer des cibles.

– Les dimensions : vous devez inscrire de quelle manière il est intéressant de segmenter vos résultats (âge, ancienneté, genre, département, etc.).

Il y a encore plusieurs autres informations importantes à saisir dans votre dictionnaire d’indicateurs. On compte notamment le niveau d’importance, la fréquence, l’interprétation, etc. Voici un Guide qui peut vous aider à établir les définitions communes, mais aussi tous les autres critères pour les 25 indicateurs les plus courants en RH.

Et vous? Mesurez-vous des indicateurs de performance? Avez-vous un dictionnaire d’indicateurs regroupant toutes les informations nécessaires à la compréhension de chacun? Sinon, comment ferez-vous pour le transfert de connaissance?