L’automatisation du reporting RH consiste à connecter les données provenant de vos différents systèmes RH, à standardiser vos indicateurs et à alimenter automatiquement vos tableaux de bord et rapports à partir d’un environnement analytique centralisé.
Au lieu d’exporter manuellement les données de votre SIRH, de votre système de paie, de votre système de suivi des candidatures (ATS) ou d’autres plateformes RH vers Excel, une solution d’analytique RH automatise la collecte, la consolidation et la mise à jour de vos données.
Le résultat?
Mais la véritable valeur ne réside pas uniquement dans la rapidité de production des rapports. Elle consiste à donner aux équipes RH plus de temps pour comprendre les tendances, anticiper les risques et accompagner les gestionnaires dans leurs décisions.
Au fond, l’objectif n’est pas de produire davantage de rapports. C’est de consacrer moins de temps à produire les rapports RH et plus de temps à créer de la valeur à partir des données RH.
L’automatisation du reporting RH consiste à réduire les interventions manuelles nécessaires pour collecter, consolider, calculer, mettre à jour et diffuser les indicateurs et tableaux de bord RH.
Dans de nombreuses organisations, le processus de reporting RH ressemble encore à ceci:
SIRH → Extraction des données → Extraction des données de la paie → Extradition des données de recrutement → Excel → Nettoyage des données → Réconcilisation des informations → Calcul des indicateurs RH → Production du rapport → Diffusion des résultats
Un processus automatisé ressemble plutôt à ceci :
Systèmes RH → Couche analytique unifiée → Indicateurs RH standardisés → Tableaux de bord et reporting automatisés
La principale différence ne réside pas uniquement dans les tableaux de bord.
Elle réside surtout dans le processus de gestion des données qui les alimente et dans la capacité de transformer les données RH en informations fiables permettant de soutenir la prise de décision.
Lorsque les données provenant des différents systèmes sont automatiquement consolidées et que les indicateurs RH sont standardisés à l’échelle de l’organisation, les équipes RH n’ont plus à reconstruire le même processus de reporting chaque mois.
Le principal défi est rarement le manque de données.
C’est plutôt la fragmentation des données RH.
La plupart des moyennes et grandes organisations utilisent plusieurs systèmes RH, chacun ayant un rôle bien précis.
On retrouve notamment :
Chaque système gère une partie spécifique du cycle de vie des employés.
Le défi apparaît lorsqu’il faut répondre à une question qui nécessite de croiser des données provenant de plusieurs de ces applications.
Par exemple :
Pour répondre à ces questions, il est souvent nécessaire de combiner des données provenant du SIRH, de la paie, du recrutement, de la formation, de la gestion du temps et d’autres systèmes.
C’est précisément pour répondre à cet enjeu que Kara Analytix a été développée.
La plateforme permet de connecter les différentes sources de données RH au sein d’un environnement analytique unique, où les données sont automatiquement consolidées, standardisées et mises à jour.
Sans une telle plateforme, ce sont souvent les équipes RH qui deviennent elles-mêmes le point d’intégration entre les systèmes.
Elles exportent les données.
Elles nettoient les fichiers Excel.
Elles réconcilient les chiffres.
Elles reconstruisent le rapport ou les tableaux de bord.
Puis elles recommencent le même exercice le mois suivant.
Résultat : une grande partie du temps est consacrée à préparer les données, plutôt qu’à les analyser.
Pourtant, la véritable valeur des données RH ne réside pas dans leur préparation.
Elle réside dans leur capacité à aider les organisations à mieux comprendre leur main-d’œuvre, à anticiper les enjeux et à prendre de meilleures décisions.
Dans la plupart des organisations, le reporting RH repose sur une série d’activités répétitives qui peuvent être largement automatisées.
Les données peuvent être automatiquement extraites ou synchronisées à partir des différents systèmes RH de l’organisation vers un environnement analytique centralisé.
Les équipes RH n’ont ainsi plus à télécharger manuellement plusieurs fichiers à chaque cycle de production des indicateurs.
Les données sont mises à jour selon une fréquence prédéfinie, garantissant un accès à une information toujours à jour.
Les informations provenant des différents systèmes RH sont regroupées dans un modèle de données unique.
Cette étape est essentielle lorsqu’un même employé est présent dans plusieurs applications, comme le SIRH, la paie, le recrutement, la gestion du temps, la formation ou d’autres systèmes RH.
L’automatisation de cette consolidation permet d’éliminer une grande partie des manipulations manuelles et de garantir une vision cohérente de la main-d’œuvre..
Une fois les données consolidées et structurées, les indicateurs RH peuvent être calculés automatiquement selon des règles standardisées.
Par exemple:
La standardisation des indicateurs est essentielle afin d’assurer des analyses cohérentes dans le temps et entre les différentes unités d’affaires.
À titre d’exemple, Kara Analytix comprend plus de 350 indicateurs RH préconfigurés, développés selon les meilleures pratiques et conçus pour produire des résultats cohérents, peu importe les systèmes de données utilisés..
Les tableaux de bord sont automatiquement mis à jour dès que de nouvelles données deviennent disponibles.
Les équipes RH n’ont plus à reconstruire les mêmes rapports chaque mois. Elles disposent en permanence d’une vue actualisée de leur organisation.
Les tableaux de bord sont accessibles aux dirigeants, partenaires d’affaires RH et gestionnaires selon leurs responsabilités. Les mécanismes de sécurité intégrés à la plateforme garantissent que chaque utilisateur accède uniquement aux données qui le concernent.
Cette approche réduit considérablement les demandes ponctuelles adressées aux équipes RH pour produire des rapports sur mesure.
L’automatisation du reporting RH ne commence pas par le choix d’un tableau de bord.
Elle commence par une bonne compréhension du processus actuel de production des indicateurs RH..
Commencez par dresser la liste des rapports que les RH produisent de façon récurrente.
Les exemples les plus courants comprennent :
Posez-vous une question simple :
Quels rapports nécessitent le même travail manuel chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre?
Ce sont généralement les meilleurs candidats à l’automatisation.
La deuxième étape consiste à identifier où se trouvent les données nécessaires à chacun de vos indicateurs.
| Données RH | Source de données habituelle |
| Informations sur les employés | SIRH |
| Paie et rémunération | Système de paie |
| Recrutement | Système de gestion des candidatures (ATS) |
| Formation | Système de gestion des apprentissages (LMS) |
| Temps de travail et absences | Système de gestion du temps |
| Engagement | Plateforme de sondages |
| Données historiques | Excel ou fichiers CSV |
Cet exercice met souvent en évidence le véritable problème.
L’organisation possède déjà les données dont elle a besoin.
Elles sont simplement réparties dans plusieurs systèmes qui communiquent peu entre eux. .
Avant d’automatiser un indicateur RH, il faut d’abord s’assurer qu’il est défini de façon uniforme.
Prenons l’exemple du taux de roulement.
Avant de l’automatiser, il faut notamment répondre à des questions comme :
Si deux équipes utilisent des méthodes de calcul différentes, l’automatisation ne fera qu’accélérer la production de résultats incohérents.
C’est pourquoi la standardisation des indicateurs constitue l’une des bases d’un reporting RH fiable.
Chez Kara Analytix, plus de 350 indicateurs RH sont déjà standardisés selon les meilleures pratiques, assurant des résultats cohérents dans l’ensemble de l’organisation.
L’étape suivante consiste à regrouper les données RH dans un environnement analytique centralisé.
Cela ne signifie pas remplacer votre SIRH ni vos autres applications RH. Au contraire.
Votre SIRH, votre système de paie, votre ATS, votre LMS et vos autres plateformes continuent de gérer leurs processus respectifs.
Une plateforme d’analytique RH vient s’y connecter afin de consolider, structurer et préparer les données pour l’analyse.
L’objectif n’est pas seulement de centraliser les données.
Il est de fournir aux équipes RH une base fiable pour analyser leur main-d’œuvre et soutenir les décisions de gestion.
Une fois les données connectées, structurées et standardisées, les tableaux de bord et les rapports RH récurrents peuvent être mis à jour automatiquement.
Les équipes RH passent alors de ceci:
Extraire → Nettoyer → Consolider → Reconstruire
À cela :
Analyser → Comprendre → Recommander → Décider
C’est précisément ce changement qui représente la plus grande valeur de l’analytique RH.
L’objectif n’est pas d’automatiser les rapports uniquement pour gagner en efficacité.
Il est de permettre aux professionnels RH de consacrer davantage de temps à comprendre les tendances, soutenir les gestionnaires et créer de la valeur pour l’organisation.
Quelle est la différence entre un reporting RH manuel et un reporting RH automatisé?
| Reporting RH manuel | Reporting RH automatisé |
| Exportation manuelle des données | Sources de données connectées automatiquement |
| Multiples fichiers Excel | Environnement analytique unifié |
| Consolidation et nettoyage manuels des données | Données consolidées et structurées automatiquement |
| Calcul manuel des indicateurs RH | Calcul automatisé des indicateurs RH |
| Définition des indicateurs RH variables | Indicateurs RH standardisés |
| Reconstruction des tableaux de bord à chaque période de reporting | Tableaux de bord mis à jour automatiquement |
| Diffusion manuelle des rapports | Accès sécurisé aux tableaux de bord selon les rôles |
| Temps consacré à préparer les données | Temps consacré à analyser les données et soutenir les décisions |
L’automatisation n’élimine pas le rôle des RH dans la production des rapports.
Elle leur permet plutôt de consacrer moins de temps aux tâches répétitives de préparation des données et davantage de temps à analyser les tendances, accompagner les gestionnaires et soutenir les décisions stratégiques.
Au final, la valeur du People Analytics ne réside pas uniquement dans l’automatisation du reporting RH.
Elle réside dans la capacité de transformer les données RH en informations fiables qui permettent de mieux comprendre la main-d’œuvre et de prendre de meilleures décisions..
La réponse est non.
Dans la majorité des cas, il est possible d’automatiser le reporting RH sans remplacer le SIRH déjà en place.
Les SIRH, les systèmes de paie et les ERP ont été conçus avant tout pour gérer les opérations RH : les dossiers des employés, la paie, les mouvements de personnel, les approbations et les différents processus administratifs.
Les limites apparaissent lorsque les équipes RH souhaitent analyser des données provenant de plusieurs systèmes afin d’obtenir une vision globale de leur main-d’œuvre.
C’est là qu’une plateforme d’Analytique RH prend tout son sens.
Elle se connecte à l’écosystème technologique RH existant, consolide les données provenant des différentes applications et les transforme en un environnement analytique fiable, conçu pour le reporting, les tableaux de bord et la prise de décision.
C’est précisément l’approche adoptée par Kara Analytix.
La plateforme ne remplace pas les systèmes RH déjà en place.
Elle agit comme une couche d’Analytique RH qui unifie les données provenant de votre SIRH, de votre système de paie, de votre ATS, de votre LMS et de vos autres applications RH.
Chez Kara RH, nous considérons les SIRH et les plateformes d’Analytique RH comme des solutions complémentaires.
Les SIRH gèrent les processus RH. Kara Analytix les rend plus intelligents.
Plutôt que de remplacer les systèmes existants, Kara Analytix vient les compléter en transformant les données qu’ils génèrent en indicateurs, tableaux de bord, analyses comparatives et informations stratégiques permettant aux équipes RH de prendre de meilleures décisions.
Votre processus de reporting RH est probablement un bon candidat à l’automatisation si plusieurs des situations suivantes s’appliquent à votre organisation :
Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, il est probablement temps de revoir votre approche.
La première étape consiste à établir un portrait clair de votre environnement actuel de reporting : les sources de données, les processus utilisés, le niveau d’automatisation ainsi que les efforts consacrés à la production des indicateurs.
Chez Kara RH, nous recommandons également d’évaluer le niveau de maturité de votre organisation en Analytique RH. Cette démarche permet de déterminer si votre reporting RH est aujourd’hui principalement manuel ou déjà partiellement automatisé, puis d’établir une feuille de route réaliste pour poursuivre son évolution.
Toutes les organisations ne se situent pas au même niveau en matière de reporting RH.
Certaines produisent encore leurs indicateurs principalement à l’aide d’Excel, tandis que d’autres s’appuient sur une plateforme d’Analytique RH leur permettant d’automatiser leurs analyses et d’anticiper les enjeux liés à leur main-d’œuvre.
À titre indicatif, le niveau de maturité d’un environnement de reporting RH peut être représenté selon les cinq niveaux suivants.
Le reporting RH repose principalement sur des exportations de données, des fichiers Excel et de nombreuses manipulations manuelles.
Les principaux rapports et les définitions des indicateurs RH sont progressivement standardisés. Toutefois, la préparation des données demeure essentiellement manuelle.
La mise à jour des données, le calcul des indicateurs RH ainsi que les tableaux de bord sont largement automatisés. Les équipes RH consacrent davantage de temps à l’analyse qu’à la préparation des données.
Les données de la main-d’œuvre sont utilisées pour aller au-delà du reporting traditionnel.
Les équipes RH exploitent les capacités avancées de l’Analytique RH, notamment l’analyse prédictive, le benchmarking, l’intelligence artificielle et la prévision des tendances afin de soutenir les décisions stratégiques.
L’automatisation du reporting RH consiste à connecter les données provenant de vos différents systèmes RH, à standardiser vos indicateurs et à alimenter automatiquement vos tableaux de bord afin de réduire les interventions manuelles nécessaires à la production des reportings récurrents. .
Les meilleurs candidats sont généralement les rapports produits de façon récurrente et qui nécessitent beaucoup de manipulations manuelles.
Par exemple,
Oui.
Plusieurs étapes d’un processus basé sur Excel peuvent être automatisées.
Toutefois, lorsque les données proviennent de plusieurs systèmes RH, il est généralement nécessaire de commencer par les consolider et les standardiser avant d’automatiser le reporting.
Non.
Une solution d’analytique RH peut se connecter aux systèmes RH existants afin de consolider les données dans un environnement analytique centralisé, sans remplacer votre SIRH ni vos autres applications RH.
Un SIRH est conçu pour gérer les opérations et les processus RH, comme les dossiers employés, la paie ou les mouvements de personnel.
Une plateforme d’Analytique RH est conçue pour consolider, structurer et analyser les données provenant de ces systèmes afin de produire des indicateurs, des tableaux de bord et des analyses permettant de soutenir la prise de décision.
La durée d’un projet dépend notamment :
Une initiative ciblée d’automatisation des rapports peut être déployée beaucoup plus rapidement qu’un projet de transformation analytique à l’échelle de l’entreprise.
À titre indicatif, Kara Analytix peut généralement être implantée en moins de 45 jours, selon la portée du projet et la disponibilité des données.
Si votre équipe RH passe encore une partie importante de son temps à exporter des données, consolider des fichiers Excel et reconstruire les mêmes tableaux de bord chaque mois, il est probablement temps d’évaluer le coût réel de ces activités.
C’est pourquoi nous avons développé le Calculateur d’efficacité du reporting RH.
En moins de deux minutes, cet outil gratuit vous permet d’estimer :
Les résultats sont générés instantanément et vous permettent d’obtenir un premier portrait de votre situation.
Pendant longtemps, le rôle du partenaire d’affaires RH reposait principalement sur l’accompagnement des gestionnaires, la résolution de problématiques humaines et une excellente connaissance de l’organisation.
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