Combien le reporting RH manuel coûte-t-il réellement à votre organisation?
Le reporting RH n’apparaît généralement pas comme une dépense distincte dans les états financiers d’une organisation.
Cela ne signifie toutefois pas qu’il est sans coût.
Chaque mois, les équipes RH consacrent du temps à extraire des données, consolider des fichiers Excel, valider les indicateurs RH, reconstruire les mêmes reportings et répondre aux demandes ponctuelles des gestionnaires et de la direction.
Prises individuellement, chacune de ces tâches peut sembler relativement simple.
Mais lorsqu’on additionne toutes les heures investies sur une année, le coût du reporting RH manuel peut devenir considérable.
Le problème est que peu d’organisations prennent le temps de le mesurer.
Plus important encore, chaque heure consacrée à préparer les données est une heure qui ne peut être investie à analyser les tendances de la main-d’œuvre, détecter les risques émergents ou accompagner les dirigeants dans leurs décisions.
Le véritable coût du reporting RH manuel ne se mesure pas uniquement en heures de travail. Il se mesure aussi en occasions perdues d’utiliser les données pour prendre de meilleures décisions.
Quel est le coût du reporting RH manuel?
Le coût du reporting RH manuel correspond au temps que les équipes RH consacrent à préparer les données avant de pouvoir commencer leur analyse.
Prenons un exemple simple.
Supposons qu’une équipe RH consacre environ 40 heures par mois à produire ses reportings récurrents.
Si le coût total employeur des ressources qui réalisent ce travail est estimé à 60 $ de l’heure, le coût annuel du reporting RH est de :
40 heures × 60 $ × 12 mois = 28 800 $ par année
Cette estimation tient uniquement compte du temps consacré aux rapports récurrents.
Elle n’inclut pas nécessairement :
- — les demandes ponctuelles de la direction;
- — la correction des erreurs de reporting;
- — la validation d’indicateurs incohérents;
- — la réparation ou la reconstruction de fichiers Excel;;
- — la consolidation des données provenant de nouveaux systèmes RH;
- — a mise à jour des reportings à la suite de changements organisationnels ou de responsabilités.
L’effort réel consacré au reporting peut donc être beaucoup plus important.
Mais le coût financier ne représente qu’une partie de l’équation.
Chaque heure consacrée à collecter, préparer et valider les données est une heure qui ne peut être investie à analyser les risques de roulement, planifier les besoins en main-d’œuvre, accompagner les gestionnaires ou produire des analyses qui soutiennent les décisions d’affaires.
C’est pourquoi, chez Kara RH, nous ne considérons pas l’efficacité du reporting RH uniquement comme un enjeu de productivité.
Nous y voyons surtout une occasion de permettre aux équipes RH de consacrer moins de temps aux traitements manuels et davantage à l’analyse, à l’accompagnement des gestionnaires et à la prise de décision.
Pourquoi le reporting RH demande-t-il autant de temps?
Le tableau de bord ou le rapport lui-même représente rarement la partie la plus complexe du processus.
La majorité du travail est réalisée avant même de produire le reporting.
Les équipes RH doivent souvent :
- — extraire les données de plusieurs systèmes RH;
- — préparer et standardiser les données;
- — faire correspondre les dossiers des employés;
- — valider les périodes de reporting;
- — calculer les indicateurs RH;
- — comparer les résultats avec les rapports précédents;
- — analyser les écarts ou les résultats iinattendus;
- — rmettre à jour les tableaux de bord ou les présentations.
Ce n’est qu’après toutes ces étapes que les résultats peuvent être présentés aux gestionnaires et à la direction.
Lorsque le reporting est enfin prêt, une grande partie des efforts a déjà été consacrée à préparer les données plutôt qu’à les analyser.
Or, la véritable valeur ne réside pas dans le reporting lui-même.
Elle réside dans les conversations qu’il suscite et dans les décisions qu’il permet de prendre.
C’est également pourquoi la fragmentation des données RH a un impact aussi important sur l’efficacité du reporting.
Lorsque les données sont réparties entre plusieurs systèmes, les fichiers Excel deviennent souvent le principal outil de consolidation.
Les professionnels RH consacrent alors une partie importante de leur temps à rendre les données exploitables, plutôt qu’à analyser les tendances de la main-d’œuvre, les risques de rétention ou la performance de l’organisation.
Comment calculer le coût de votre reporting RH?
Une estimation simple du coût du reporting nécessite seulement deux variables :
- — le nombre d’heures consacrées chaque mois au reporting RH;
- — le coût total employeur des ressources qui réalisent ce travail.
Le calcul est le suivant :
Nombre d’heures mensuelles consacrées au reporting RH × Coût horaire de l’employé × 12 mois
Par exemple :
| Heures de reporting par mois | Coût horaire | Coût annuel estimé |
| 20 heures | 60 $ | 14 400 $ |
| 40 heures | 60 $ | 28 800 $ |
| 80 heures | 60 $ | 57 600 $ |
| 120 heures | 60 $ | 86 400 $ |
Ces montants représentent une estimation du temps que les employés consacrent à la préparation des rapports.
L’objectif n’est pas d’éliminer complètement ce travail.
Certaines activités continueront toujours de nécessiter l’expertise des professionnels RH, notamment pour valider les données, interpréter les résultats et formuler des recommandations.
La véritable opportunité consiste à réduire le temps consacré aux tâches répétitives afin que les équipes RH puissent investir davantage de temps dans l’analyse, la planification et l’accompagnement de la prise de décision.
Quelles activités liées au reporting RH peuvent être automatisées?
Toutes les activités de reporting RH ne devraient pas être automatisées.
L’analyse des données, l’identification des risques, l’interprétation des tendances et l’accompagnement des gestionnaires nécessitent le jugement et l’expertise des professionnels RH.
C’est d’ailleurs dans ces activités que les professionnels RH créent le plus de valeur.
En revanche, de nombreuses tâches répétitives peuvent être simplifiées ou automatisées.
Par exemple :
- — l’extraction récurrente des données;
- — la consolidation des données provenant de plusieurs systèmes;
- — le calcul standardisé des indicateurs RH;
- — la mise à jour des tableaux de bord mensuels;
- — l’actualisation des tendances historiques;
- — les rapports récurrents destinés à la direction;
- — le suivi des indicateurs RH.
Si le même rapport est reconstruit chaque mois à partir des mêmes systèmes, des mêmes calculs et des mêmes étapes manuelles, il vaut la peine de se demander si ce processus pourrait être amélioré.
La véritable question est la suivante :
Les équipes RH consacrent-elles leur temps à analyser les données de la main-d’œuvre… ou à les préparer?
Quel est le coût d’opportunité du reporting RH manuel?
Le coût du reporting ne se limite pas au nombre d’heures travaillées.
Il existe également un coût d’opportunité.
Chaque heure investie à préparer les données est une heure qui ne peut être consacrée à des activités ayant un impact direct sur la performance de l’organisation.
Par exemple :
- — la planification de la main-d’œuvre;
- — l’analyse du roulement;
- — les stratégies d’acquisition et de rétention des talents;
- — la conception organisationnelle;
- — l’accompagnement des gestionnaires;
- — l’amélioration de l’expérience employé.
Un analyste RH qui passe deux journées par mois à préparer des rapports récurrents ne génère pas nécessairement deux journées d’analyses à forte valeur ajoutée.
Une partie importante de ce temps est simplement consacrée à rendre les données exploitables.
Or, la véritable valeur du reporting RH ne réside pas dans le rapport lui-même.
Elle réside dans les décisions qu’il permet de prendre.
Lorsque le reporting devient plus rapide et plus fiable, les équipes RH disposent de davantage de temps pour comprendre les tendances de la main-d’œuvre, anticiper les risques, répondre aux questions des gestionnaires et fournir aux dirigeants des recommandations concrètes.
Chez Kara RH, nous croyons que c’est précisément là que le l’Analytique RH crée le plus de valeur.
Non pas en produisant davantage de reportings, mais en permettant aux équipes RH de consacrer plus de temps à comprendre leur organisation et à soutenir une prise de décision fondée sur des données fiables.
Améliorer l’efficacité du reporting RH ne consiste donc pas uniquement à gagner du temps.
Il s’agit avant tout d’accroître la capacité stratégique de la fonction RH.
Quel est le lien entre la maturité du reporting RH et son coût?
Les organisations dont le niveau de maturité du reporting RH est plus faible dépendent généralement davantage des processus manuels.
Les reportings sont reconstruits dans Excel.
Les indicateurs ne sont pas toujours calculés de façon uniforme.
Les données doivent être consolidées à partir de plusieurs systèmes.
À mesure que la maturité du reporting progresse, les organisations peuvent standardiser leurs indicateurs, automatiser les traitements répétitifs et centraliser les informations sur leur main-d’œuvre.
Cela n’élimine pas le rôle des analystes RH.
Cela transforme simplement la façon dont ils utilisent leur temps.
Au lieu de se demander :
« Comment puis-je construire ce rapport? »
Les questions deviennent :
- — « Que nous disent ces données? »
- — « Quels risques devons-nous anticiper? »
- — « Quelles actions devrions-nous entreprendre? »
Le reporting RH n’est plus une finalité.
Il devient le point de départ d’une meilleure compréhension de la main-d’œuvre et d’une prise de décision plus rapide, plus éclairée et fondée sur les données.
Combien de temps pourriez-vous économiser?
La réponse dépend de votre environnement actuel.
Une organisation qui utilise déjà des tableaux de bord standardisés consacrera probablement peu de temps aux traitements manuels.
À l’inverse, une autre organisation peut investir plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines d’heures chaque mois à préparer ses données.
Les plus grandes opportunités d’amélioration existent généralement lorsque :
- — les données RH sont réparties entre plusieurs systèmes;
- — les reportings reposent encore largement sur Excel;
- — les indicateurs RH sont calculés manuellement;
- — les mêmes reportings sont reconstruits chaque mois;
- — les gestionnaires demandent régulièrement des analyses ponctuelles;
- — la production du reporting dépend de quelques personnes clés.
La première étape consiste toujours à comprendre votre environnement actuel de reporting.
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Selon votre processus de reporting, l’évaluation estime :
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- — les principales opportunités d’amélioration;
- — le temps qui pourrait être économisé;
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Foire aux questions (FAQ)
Combien coûte le reporting RH manuel?
Le coût dépend du nombre d’heures consacrées à la préparation des rapports ainsi que du coût horaire estimé des employés qui effectuent ce travail.
Les organisations peuvent estimer leur coût annuel en multipliant le nombre d’heures mensuelles consacrées au reporting par le coût horaire des employés, puis par 12 mois.
Comment calculer le coût du reporting RH?
Une formule simple consiste à utiliser :
Heures mensuelles consacrées au reporting RH × Coût horaire estimé des employés × 12 mois
Le reporting RH peut-il être automatisé?
Oui.
Plusieurs activités répétitives peuvent être automatisées, notamment :
- l’extraction des données;
- la consolidation des données;
- le calcul des indicateurs RH;
- la mise à jour des tableaux de bord;
- la production des reportings récurrents.
En revanche, l’interprétation des résultats, l’analyse des tendances et la prise de décision continueront toujours de nécessiter l’expertise des professionnels RH.
Pourquoi le reporting RH demande-t-il autant de temps?
Dans de nombreuses organisations, les équipes RH doivent d’abord extraire, préparer, consolider et valider les données provenant de plusieurs systèmes avant de pouvoir les analyser.
Une grande partie du temps consacré au reporting est donc investie dans la préparation des données plutôt que dans leur interprétation.
Qu’est-ce qu’un calculateur d’efficacité du reporting RH?
Un calculateur d’efficacité des rapports RH évalue le processus de reporting d’une organisation et estime :
- — le coût annuel de votre reporting RH;
- — les gains d’efficacité potentiels;
- — le temps qui pourrait être économisé;
- — le niveau de maturité de votre reporting RH.
