La plupart des organisations ne manquent pas de données RH.

Le véritable défi est que ces données sont souvent réparties entre plusieurs systèmes qui ne communiquent pas toujours entre eux.

Les informations sur les employés peuvent se trouver dans le SIRH, le système de paie, le logiciel de recrutement, la plateforme de formation, le système de gestion du temps, l’outil de gestion de la performance ou encore d’autres applications RH.

Chacun de ces systèmes remplit une fonction bien précise.

Pris individuellement, ils répondent efficacement aux besoins opérationnels de l’organisation.

Le défi apparaît lorsque les équipes RH doivent répondre à une question qui nécessite de croiser des données provenant de plusieurs de ces systèmes.

Une question qui semble pourtant simple peut alors rapidement se transformer en un exercice de consolidation des données.

Ce n’est donc pas un manque de données qui ralentit le reporting RH.

C’est la difficulté à accéder à une information consolidée, cohérente et fiable pour soutenir la prise de décision.

Pourquoi les données RH sont-elles réparties dans plusieurs systèmes? 

L’environnement technologique RH d’une organisation évolue rarement selon un plan unique.

Au fil des années, de nouveaux systèmes sont implantés pour répondre à des besoins bien précis.

L’équipe de recrutement adopte un logiciel de recrutement (ATS).

La paie est gérée dans une plateforme spécialisée.

La formation est administrée dans un LMS.

La gestion de la performance est confiée à une autre application.

Les sondages d’engagement sont réalisés dans une plateforme distincte.

Chacun de ces outils améliore un processus RH particulier.

Toutefois, les données de la main-d’œuvre se retrouvent progressivement réparties dans un environnement technologique de plus en plus complexe.

C’est là que les difficultés commencent.

Les systèmes RH sont avant tout conçus pour gérer des processus opérationnels.

Ils ne sont pas nécessairement conçus pour connecter les données entre eux, ni pour répondre à des questions de gestion qui nécessitent une vision globale de la main-d’œuvre.

À quoi ressemble un environnement technologique RH fragmenté?

Prenons l’exemple d’une organisation qui utilise plusieurs applications RH. 

Les informations sur les employés sont conservées dans le SIRH.

Les données relatives à la paie et à la rémunération sont conservées dans un système de paie.

Les informations sur les candidats se trouvent dans un système de suivi des candidatures (ATS).

Les dossiers de formation sont gérés et suivies dans un LMS.

Les données de performance sont enregistrées dans une autre application.

Chaque plateforme peut offrir ses propres fonctionnalités de reporting.

Le véritable défi apparaît lorsque la direction pose une question comme :

Les employés qui suivent moins de formations sont-ils plus susceptibles de quitter l’organisation? 

Pour répondre à cette question, il peut être nécessaire d’utiliser des données provenant :

• — du SIRH;
• — du système de gestion de l’apprentissage (LMS);
• — des dossiers de paie ou des statuts d’emploi.
  
  

Les équipes RH doivent alors extraire les données, les préparer, les consolider et les valider avant même de commencer leur analyse.

Le défi n’est donc pas de calculer la réponse.

Le véritable défi consiste à préparer les données nécessaires pour y répondre.

Tant que les données ne sont pas consolidées et suffisamment fiables, il est difficile de réaliser des analyses pertinentes sur la main-d’œuvre.

Quel est l’impact de systèmes RH fragmentés sur le reporting RH? 

Lorsque les données RH sont réparties entre plusieurs systèmes, plusieurs défis apparaissent. 

1. Davantage de traitements manuels 

Les équipes RH doivent régulièrement extraire des données provenant de plusieurs applications.

Ces données doivent ensuite être préparées, standardisées et consolidées avant de pouvoir être utilisées.

Le même travail est souvent répété à chaque nouveau cycle de reporting.

Un simple tableau de bord mensuel peut ainsi devenir un projet récurrent de préparation des données.

2. Des indicateurs RH incohérents

Deux systèmes peuvent calculer un même indicateur de façon différente.

Par exemple, un système peut calculer l’effectif à partir des employés actifs à la fin du mois, tandis qu’un autre utilise l’effectif moyen.

Un fichier Excel maintenu par une autre personne peut même utiliser une troisième méthode.

Sans définitions communes, une même question peut produire plusieurs réponses différentes.

3. Un accès plus lent à l’information

Les questions des dirigeants ne correspondent pas toujours aux tableaux de bord déjà disponibles.

Chaque nouvelle demande peut nécessiter de nouvelles extractions, de nouvelles consolidations et de nouveaux calculs.

Il s’écoule alors plusieurs jours, parfois plusieurs semaines, entre la question et la réponse.

4. Une dépendance accrue envers certaines personnes

Les processus de reporting deviennent souvent dépendants de quelques employés.

Une personne sait quels rapports extraire.

Une autre maîtrise les fichiers Excel.

Une troisième comprend comment les différents systèmes se complètent.

Cette dépendance représente un risque important pour l’organisation.

En l’absence de ces personnes, il devient parfois difficile de reproduire le reporting.

5. Des analyses plus limitées 

C’est probablement la principale conséquence de systèmes RH fragmentés.

Les questions les plus stratégiques nécessitent presque toujours de croiser plusieurs dimensions de la main-d’œuvre.

Par exemple :

• — Le roulement est-il plus élevé chez les employés présentant un faible niveau d’engagement?
• — Les délais de recrutement influencent-ils le coût des postes vacants?
• — La participation à la formation favorise-t-elle la mobilité interne?
• — Existe-t-il un lien entre la rémunération et la rétention?
• — Certaines caractéristiques de la main-d’œuvre sont-elles associées à un taux d’absentéisme plus élevé?
  
  

Les données permettant de répondre à ces questions existent souvent déjà.

Le problème est qu’elles sont réparties dans plusieurs systèmes qui ne sont pas conçus pour être analysés ensemble.

Pourquoi les tableaux de bord intégrés aux systèmes RH ne règlent-ils pas le problème? 

La plupart des systèmes RH modernes proposent leurs propres tableaux de bord et fonctionnalités de reporting.

Ces outils sont souvent très utiles.

Ils permettent de produire rapidement des analyses à partir des données contenues dans leur propre application.

Un système de suivi des candidatures (ATS) est excellent pour analyser les activités de recrutement.

Un système de paie fournit des informations détaillées sur la rémunération.

Un LMS permet d’analyser efficacement la participation et la réussite des formations.

Le défi apparaît lorsqu’une organisation souhaite analyser des données provenant de plusieurs de ces systèmes.

Ajouter davantage de tableaux de bord ne permet pas nécessairement d’obtenir une vision globale de la main-d’œuvre.

Dans certains cas, cela signifie simplement qu’il y a encore plus d’endroits où chercher l’information.

La véritable question n’est donc pas :

« Nos systèmes RH offrent-ils des tableaux de bord? »

La véritable question est plutôt : 

« Sommes-nous en mesure d’analyser facilement les données de notre main-d’œuvre, peu importe le système dans lequel elles se trouvent?  »

Pourquoi les équipes RH utilisent-elles encore autant Excel?

Excel demeure l’un des outils les plus utilisés pour le reporting RH.

Et il existe une raison très pratique à cela.

Dans de nombreuses organisations, les fichiers Excel servent de passerelle entre des systèmes RH qui ne communiquent pas entre eux.

Les équipes RH extraient les données de plusieurs applications, puis utilisent Excel pour les consolider, les nettoyer, les rapprocher et produire leurs indicateurs.

Le problème n’est pas Excel.

Excel est un outil extrêmement puissant.

Excel offre toute la flexibilité nécessaire pour :

• — nettoyer les données;
• — les faire correspondre;
• — effectuer les calculs;
• — créer des graphiques et des visualisations.
  
  

Le problème ne vient pas d’Excel lui-même.

Excel est un outil extrêmement puissant.

Le véritable problème apparaît lorsqu’il devient la stratégie d’intégration des données RH de l’organisation, plutôt qu’un simple outil d’analyse. 

Cette situation peut entraîner :

• — un travail manuel répétitif;
• — des problèmes de contrôle des versions;
• — des calculs différents d’un fichier à l’autre;
• — une dépendance envers quelques personnes clés;
• — un accès limité à l’information;
• — des difficultés à faire évoluer le processus de reporting.
  
  

Un fichier Excel permet souvent de répondre à une question aujourd’hui.

Il ne constitue toutefois pas une solution durable pour produire un reporting RH efficace à long terme.

Faut-il remplacer vos systèmes RH? 

Dans la plupart des cas, non.

Le fait que les données RH soient réparties entre plusieurs systèmes ne signifie pas que ces systèmes doivent être remplacés. 

Au contraire.

Chacun d’eux peut remplir efficacement sa fonction.

Remplacer un système de paie, un ATS, un LMS ou un SIRH uniquement pour améliorer le reporting représenterait un projet coûteux, complexe et souvent peu justifié. 

Une approche différente consiste à ajouter une couche de reporting et d’analytique par-dessus l’environnement technologique RH existant.

Cette approche permet aux organisations de conserver leurs systèmes opérationnels tout en centralisant les données de la main-d’œuvre à des fins de reporting et d’analyse.

Une plateforme d’analytique RH peut aider à consolider les données RH, standardiser les indicateurs RH,  offrir une vue cohérente de la main-d’œuvre; simplifier l’accès à une information fiable pour soutenir la prise de décision. 

L’objectif n’est pas nécessairement de réduire le nombre de systèmes RH.

L’objectif est de réduire les traitements manuels nécessaires pour exploiter les données qu’ils contiennent. 

Comment réduire la fragmentation des données RH?

Plusieurs actions permettent d’améliorer progressivement l’environnement de reporting RH. 

1. Cartographier votre environnement technologique RH

Dressez la liste de tous les systèmes contenant des données sur votre main-d’œuvre.

Identifiez les informations présentes dans chacun d’eux ainsi que les rapports qui en dépendent.

2. Repérer les traitements répétitifs 

Analysez les rapports produits chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre. 

Si les mêmes données sont régulièrement extraites, consolidées et préparées, ces activités représentent de bonnes occasions d’automatisation. 

3. Standardiser vos indicateurs RH

Assurez-vous que les principaux indicateurs RH utilisent des définitions communes.

Des indicateurs comme l’effectif, le roulement, l’absentéisme ou le délai d’embauche devraient être calculés de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation.

4. Identifier les questions nécessitant plusieurs systèmes

Recensez les questions auxquelles il est difficile de répondre parce qu’elles nécessitent des données provenant de plusieurs applications RH.

Ces questions révèlent souvent les principales limites de votre environnement actuel de reporting.

5. Centraliser les données de votre reporting RH 

Mettez en place un environnement analytique centralisé permettant de consulter les données provenant de l’ensemble de vos systèmes RH.

Cette approche réduit la dépendance envers Excel et facilite l’accès à une information cohérente.

6. Automatiser les rapports récurrents

Les rapports qui utilisent systématiquement les mêmes sources de données et les mêmes calculs devraient être évalués en vue d’une automatisation.

L’objectif est de réduire le temps consacré à la préparation des données afin que les équipes RH puissent se concentrer sur leur analyse et sur le soutien à la prise de décision. 

L’objectif n’est pas d’avoir moins de systèmes RH. L’objectif est de mieux exploiter les données qu’ils contiennent. 

Quel est l’impact d’une information RH répartie dans plusieurs systèmes? 

Les conséquences de systèmes RH fragmentés vont bien au-delà du temps consacré à produire le reporting RH.

Lorsque les données sont réparties entre plusieurs applications, l’organisation met également plus de temps à détecter les changements qui affectent sa main-d’œuvre.

Un problème de rétention peut passer inaperçu pendant plusieurs semaines.

Des difficultés de recrutement peuvent demeurer invisibles parce que les données sont dispersées entre plusieurs systèmes.

Certaines tendances ne deviennent apparentes qu’au moment de produire les reportings trimestriels.

Et il arrive parfois que les dirigeants reçoivent l’information… après que les décisions importantes aient déjà été prises.

Améliorer l’infrastructure de reporting RH permet de raccourcir considérablement le chemin entre :

Question RH → Données fiables → Analyse → Décision

Plus ce parcours est simple et rapide, plus les données RH deviennent utiles pour soutenir les décisions.

Le véritable coût de systèmes RH fragmentés ne réside donc pas uniquement dans la production plus lente du reporting RH.

Il réside surtout dans une prise de décision plus lente.

Votre environnement de reporting RH est-il fragmenté? 

Si votre équipe RH exporte régulièrement des données provenant de plusieurs systèmes, consolide des  fichiers Excel,  reconstruit manuellement des rapports et des tableaux de bord, consacre beaucoup de temps à préparer les données avant de pouvoir les analyser, votre environnement de reporting comporte probablement des inefficacités cachées.

Le Calculateur d’efficacité du reporting RH de Kara Analytix évalue votre processus actuel et estime :

• — le coût annuel associé à la production de votre reporting RH;
• — le niveau de maturité de votre reporting RH;
• — les principales opportunités d’amélioration;
• — le temps qui pourrait être économisé grâce à l’automatisation.
  
  
  

L’évaluation prend environ deux minutes.

→ Évaluez votre environnement de reporting RH

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Foire aux questions (FAQ)

Que sont des systèmes RH fragmentés?

On parle de systèmes RH fragmentés lorsque les données relatives à la main-d’œuvre sont réparties entre plusieurs applications qui ne sont pas conçues pour être analysées ensemble.

Cette situation complique la production d’un reporting RH cohérent et la réalisation d’analyses transversales.

Qu’est-ce que la fragmentation des données RH?

La fragmentation des données RH survient lorsque les informations sur les employés sont dispersées entre plusieurs systèmes, fichiers Excel ou autres sources de données, sans environnement centralisé permettant de les consolider et de les analyser. 

Pourquoi le reporting RH est-il encore aussi manuel? 

Dans de nombreuses organisations, les équipes RH doivent extraire, préparer, consolider et valider les données provenant de plusieurs systèmes avant de pouvoir produire leurs indicateurs.

Une grande partie des interventions manuelles provient donc de la difficulté à réunir les données, bien avant la phase d’analyse.

Comment réduire la fragmentation des données RH?

Une organisation peut progressivement réduire la fragmentation de ses données RH en : 

• — cartographiant leurs différentes sources de données RH;
• — standardisant les indicateurs RH;
• — automatisant les traitements répétitifs;
• — centralisant les données nécessaires au reporting RH dans un environnement analytique commun. 
  
  

Faut-il remplacer ses systèmes RH pour améliorer son reporting? 

Pas nécessairement.

Dans la majorité des cas, il est possible d’améliorer considérablement le reporting RH sans remplacer les systèmes existants.

Une plateforme d’analytique RH peut se connecter aux applications déjà en place, consolider les données et fournir un environnement analytique centralisé, tout en conservant les systèmes opérationnels utilisés par l’organisation.